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AvilaDOC-
Control de Documentos es una aplicación cliente/servidor destinada
a oficinas y a personas que trabajan con un volumen considerable de documentación,
permitiéndoles llevar el control de los documentos de entrada y
de salida, y gestionar el tramitado interno de los mismos a través
de la red, sin necesidad de copias ni envíos físicos. La
finalidad principal es digitalizar los archivos, y llegar a tener una
oficina sin papeles.
Existen dos versiones del sistema para usos
diferentes:
• La primera versión, llamada Empresarial,
es para el trabajo de múltiples usuarios en red. Toda la información
está centralizada en una base de datos SQL Server, a la cual se
accede desde los clientes, con niveles de seguridad para el acceso a las
carpetas que contienen los documentos y la posibilidad de activar una
protección IP para la conexión del cliente al servidor.
Incluye un ejecutable para el cliente y otro para el servidor, también
una aplicación Web para consultar la información a la que
se tiene acceso.
• La segunda versión, llamada Standalone,
es para llevar el registro de la documentación en sólo una
estación de trabajo, desde una base de datos Access. Esta versión
incluye un único fichero ejecutable, que posee las mismas posibilidades
del cliente de la primera, exceptuando los aspectos relacionados con el
tramitado de la documentación a través de la red.
El uso del sistema facilita grandes ventajas
para el trabajo con la documentación.
1. El sistema constituye un archivo digitalizado, que agiliza las tareas
de registro, búsqueda, reproducción y distribución
de los documentos. El usuario no necesitará más su archivo
físico o lo disminuirá al mínimo.
2. El sistema permite acceder directamente al escáner, a las carpetas
personales de MS Outlook o a los dispositivos de almacenamiento, para
darle entrada al documento, dondequiera que este se encuentre.
3. El tramitado interno de los documentos se realizará sin necesidad
de reproducirlos o distribuirlos físicamente a las oficinas involucradas.
Esto se hará a través del sistema en la red y los usuarios
no necesitarán moverse de sus puestos de trabajo.
4. El sistema puede enlazarse a Microsoft Outlook, para que los documentos
que hayan sido marcados como pendientes generen automáticamente
tareas a cumplir para los usuarios que tienen que ver con el mismo, también
para que los usuarios reciban una notificación por correo de que
otro usuario les ha enviado un documento a través del sistema.
Para los que no estén conectados al sistema se puede realizar un
envío del documento en sí, y toda la información
asociada a él, por correo electrónico.
5. Ofrece un historial del documento desde que fue creado hasta su eliminación.
Conserva la acción que se hizo sobre el mismo, el usuario que la
acometió y la fecha en que lo hizo.
Para
los administradores del sistema se ofrecen varias potencialidades desde
el servidor.
CARACTERÍSTICAS COMUNES
1) Registro de los documentos que entran y salen de la oficina o entidad
a través de una ficha con los datos generales del documento.
2) Archivo digitalizado a través de ficheros asociados al registro,
que admite:
a) Ficheros en formato digital (Documentos Word, Excel, PowerPoint, imágenes,
etc.)
b) Ficheros escaneados (TIF y PDF)
c) Mensajes y anexos de correo electrónico.
3) Organización de los documentos en carpetas de entrada y salida.
4) Trabajo con los documentos pendientes.
5) Manejo de anotaciones de los documentos por usuarios.
6) Copia única del documento.
7) Búsqueda a través del contenido de la ficha del documento.
8) Filtro para visualizar los documentos de las carpetas.
9) Enlace opcional con Microsoft Outlook.
a) Importación de mensajes y/o anexos de las carpetas personales.
b) Generación automática de tareas por documentos pendientes.
c) Envío de documentos por correo electrónico.
d) Mensaje de notificación de envío de documentos a través
del sistema (versión empresarial)
VERSIÓN
EMPRESARIAL
1) Funcionamiento en red.
2) Información centralizada, tanto de la base de datos como de
los ficheros asociados.
3) Automatización del tramitado interno de los documentos.
4) Trabajo con múltiples usuarios.
5) Seguridad de la información:
a) Acceso de los usuarios al sistema por nombre de usuario y contraseña.
b) Seguridad IP. (Opcional)
c) Cuatro niveles de acceso a la información por carpetas.
d) Programación de salvas periódicas.
6) Almacenamiento del historial por cada documento.
7) Control de los accesos de los usuarios al sistema.
8) Visualización de los usuarios que están conectados al
sistema en tiempo real.
9) Aplicación Web para realizar consultas.
PREGUNTAS MÁS FRECUENTES:
La versión Standalone se utiliza para el uso local de una secretaria
en su oficina cuando no se desea compartir la información con el
resto de la entidad. El sistema permite digitalizar el archivo y automatizar
el trabajo con el mismo. Los principales clientes actuales de esta versión
son las oficinas que archivan documentación secreta o muy sensible
que, por cuestiones de seguridad informática, no deben estar conectadas
a la red.
La versión empresarial se utiliza cuando se desea interconectar
a varios usuarios y automatizar la gestión documental en toda la
entidad a la vez. El sistema permite compartir la información,
realizar el tramitado interno en soporte electrónico, mantener
una copia única del documento y garantizar la seguridad de la información
centralizada en un servidor.
Las carpetas se organizan a la medida de las necesidades del cliente.
Se recomienda hacerlo por temas, pues esta configuración permite
compartirle adecuadamente las carpetas a los usuarios de acuerdo a su
contenido de trabajo. De otra manera el tramitado interno de la documentación
se hace menos fluido.
No, no se pueden crear subcarpetas. Existe un único nivel de carpetas.
Para esto el sistema tiene implementado un filtro que permite recuperar
la información que cumple determinado criterio configurable por
el cliente, todo lo complejo que él quiera. Esto es más
ventajoso que las subcarpetas, pues el usuario no tiene que decidir cómo
va a subdividir la información hasta el momento que necesite recuperarla
y puede hacerlo de diferente manera cada vez.
Las carpetas tienen cuatro posibles niveles de acceso:
a) Ver Datos: permite consultar sólo la ficha del documento.
b) Ver Datos y Documentos: permite consultar la ficha del documento y
visualizar los ficheros asociados.
c) Modificar Datos: permite, además, modificar la ficha del documento.
d) Modificar Datos y Eliminar Documentos: permite, además, eliminar
el documento y la carpeta.
Nota: El usuario que creó la carpeta es, por defecto, el dueño
de la misma. El dueño de la carpeta tiene el mayor nivel de acceso
sobre ella, es decir, el d).
El sistema contempla dos tipos de envío: uno interno para enviar
un documento a otro usuario del sistema que no tiene acceso a la carpeta
donde se encuentra el mismo, y uno a través de MS Outlook para
enviar un documento a un contacto externo que no tiene acceso al sistema.
No es un envío real, sino sencillamente un enlace que se crea a
nivel de base de datos.
Los documentos pendientes deben ser marcados como tal al ser registrados
y se les debe asignar una fecha de cumplimiento. Si el usuario usa el
control de tareas de MS Outlook, inmediatamente se le generará
una tarea correspondiente al registro realizado para la fecha de cumplimiento
que se entró. El sistema permite filtrar y recuperar los documentos
pendientes que tiene en el conjunto de sus carpetas. Una vez cumplida
la tarea, se debe desmarcar el documento.
Si, dicho consecutivo se genera por carpeta. Si la oficina necesita trabajar
con un consecutivo único, entonces debe utilizar una única
carpeta.
Si, se puede copiar y pegar siempre que el documento y la carpeta de destino
sean del mismo tipo (entrada o salida). Es bueno aclarar que el documento
no se duplica, sino que se crea un nuevo acceso al que ya existe y que
sigue siendo único.
No hay límite para la cantidad de documentos a almacenar, el único
tope que existe para esto es la capacidad de memoria en el servidor.
- El sistema lleva una contabilidad propia de usuarios y grupos de usuarios,
cada uno de ellos debe entrar una clave para acceder al conjunto de carpetas
que están compartidas para él.
- Las carpetas se comparten desde el servidor y el sistema da cuatro posibles
niveles de acceso de cada usuario o grupo de usuarios a cada carpeta.
- Opcionalmente se puede activar desde el servidor la seguridad IP, que
impide que un usuario se conecte desde una dirección IP que no
esté registrada para él.
- Para salvar periódicamente la información se pueden programar
en el servidor varias salvas, que se realizarán automáticamente
siempre que esté corriendo el SQL ServerAgent del MS SQL-Server.
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